Quel outil collaboratif choisir ?

Depuis la sortie de mon livre Collaboration Tools for Project Managers, l’une des questions qui me sont fréquemment posées est « comment choisir le bon outil de collaboration pour mon équipe ? »

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Je suis ravi de m’associer à Genius Project aujourd’hui pour vous présenter le Guide d’experts en 5 étapes pour choisir les outils de collaboration.

C’ est tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la façon de choisir un produit pour votre équipe ! J’espère que vous le trouverez utile.

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Dans cet article :

  • Étape 1 : Commencez par le problème
  • Étape 2 : impliquer les utilisateurs dans la définition des exigences
  • Étape 3 : Évaluer les outils de collaboration
  • Étape 4 : envisager l’intégration logicielle
  • Étape 5 : Mesurer l’impact du changement
  • Prendre la décision

Étape 1 : Commencez par le problème

Maxime Villeger, spécialiste des solutions et directeur régional chez Genius Project

« Le plusUn facteur important est le problème commercial qui doit être résolu avec cet outil », explique Maxime Villeger, spécialiste des solutions et directeur régional chez Genius Project. « Il y a des chances que votre entreprise ait plusieurs points de douleur. Il est important de les classer par ordre de priorité afin de répondre à vos besoins aux forces du fournisseur. »

Andrea Fryrear, gourou du marketing agile chez MarketGizmo, est d’accord. « Il est essentiel de prendre du recul et de considérer votre équipe comme une unité avant même de commencer à étudier les outils », dit-elle.

« Est-ce qu’ils fonctionnent déjà très bien ensemble, ou cet achat devrait-il également être une occasion de secouer vos processus ? Si les choses fonctionnent correctement, vous devrez trouver un outil qui correspond à votre dynamique et à votre flux de travail actuels. Si, par contre, il y a place à l’amélioration, alors cherchez un outil qui vous rapproche du genre de travail que vous aimeriez voir votre équipe faire ensemble. »

Étape 2 : Faire participer les utilisateurs à la définition des exigences

OK, tu ne peux pasimpliquent chaque utilisateur dans le processus de sélection, mais vous devez en tenir compte. Si vous gériez cela comme un projet pour un client, vous vous attendiez à la participation de l’utilisateur, n’est-ce pas ? Choisir un outil pour votre communauté de PM ne devrait donc pas être différent.

Vous devez d’abord déterminer qui va utiliser l’outil. « Définissez les utilisateurs en fonction des données que vous voulez dans votre outil », explique Maxime. « Disons, par exemple, que le suivi du temps n’est pas important pour votre organisation. Il se peut que les membres de l’équipe n’aient pas besoin d’utiliser les fonctions de suivi du temps, ce qui n’est pas une exigence critique pour l’outil que vous utilisez. »

Pensez au problème d’entreprise que vous avez défini à l’étape 1 et aux données dont vous avez besoin pour le gérer. Pensez ensuite à qui vous fournira ces données.

Maintenant que vous savez qui seront vos utilisateurs, vous pouvez commencer à leur parler.

« Il est important d’obtenir l’adhésion des gens qui utiliseront cet outil », explique Maxime, qui a 6 ans d’expérience dans le projetet 10 ans dans l’industrie des services et des logiciels. « Cela permet d’éviter les plaintes plus tard et permet également de mettre en place le processus de déploiement, puisque vous savez déjà quels sont les besoins ; il vous reste à configurer l’outil en fonction de vos besoins. »

L’adhésion permet d’éviter les plaintes plus tard et définit le processus de déploiement Cliquez pour tweeter

« Le moyen le plus rapide et le plus simple est d’effectuer un sondage », explique Andrea. « Prenez un outil en ligne gratuit et posez à chaque membre de l’équipe quelques questions clés. Ensuite, vous aurez une vue d’ensemble de tous les modèles ou points communs parmi les réponses des membres de l’équipe. »

« Souvent, les organisations embauchent des entreprises externes pour mener des entrevues et des sondages auprès des utilisateurs finaux », ajoute Maxime. « Une autre façon est que l’organisation elle-même distribue des questionnaires normalisés afin d’obtenir la rétroaction de ses utilisateurs sur leurs plus grands problèmes et leurs plus grands besoins. »

Une autre exigence à prendre en compte est combien le produit aideravous suivez et mesurez l’engagement des intervenants. « Trop souvent, les modèles de planification de projet prennent du soutien pour acquis ou leur donnent un sens », explique Rick Maurer, auteur de Beyond the Wall of Resistance (que je croyais avoir passé en revue sur ce blog, mais je ne peux pas le trouver. Je l’ai certainement lu — un bon livre sur le travail avec les parties prenantes et la conduite du changement quand c’est difficile).

« Non seulement les gestionnaires de projet doivent essayer d’obtenir du soutien, mais ils doivent être en mesure de dire s’ils ont réellement obtenu le type de soutien dont ils ont besoin », ajoute Rick.

Ensuite, vous devez aligner les pratiques et les exigences en interne en tenant compte de leurs commentaires. Il est de bonne pratique de documenter toutes les exigences, les critères d’évaluation et les cas d’utilisation. Parce que vous feriez ça pour d’autres projets de mise en œuvre, n’est-ce pas ?

Étape 3 : Évaluer les outils de collaboration

À ce stade, vous savez ce dont vos utilisateurs ont besoin et il est temps de commencer à regarder quels produits sont là qui pourraientrépondre à vos exigences.

Le plus difficile est d’essayer de comparer des solutions lorsque 80 % des fonctionnalités sont identiques (je garantis que les outils de collaboration en gestion de projet auront des fonctionnalités de partage de documents et de gestion des tâches). Les 20 % restants peuvent différer énormément — des algorithmes de planification fantaisistes aux fonctionnalités avancées de collaboration pour les équipes virtuelles.

« Vous devez présélectionner des solutions qui correspondent uniquement à vos besoins et comparer des produits similaires selon des critères mesurables », conseille Maxime. « Sinon, vous finirez toujours avec les membres de l’équipe qui privilégient les produits de gestion des tâches de bas de gamme et faciles à utiliser, tandis que le niveau C préférera toujours les produits plus complets. »

Tout revient à la façon dont l’équipe travaille, ou veut travailler. « La nature de plus en plus en temps réel des projets signifie que de plus en plus d’équipes passent à une approche agile, mais tout le monde n’a pas fait la transition complète », explique Andrea. « Il est essentiel de choisir un outil qui fonctionne à la fois pour votremaintenant, et peut s’adapter à son évolution à venir. Cela donne aux équipes le temps d’itérer leurs processus sans pression. »

Maxime offre également quelques facteurs supplémentaires pour vous aider à créer une liste de sélection à partir de ce qui peut être un marché décourageant. Vous pouvez également considérer :

  • Délai de réponse du fournisseur et service pendant la période d’évaluation
  • Options de livraison, c’est-à-dire achat ou location, SaaS ou sur site
  • Expertise de l’industrie
  • Le type de soutien offert.

Étape 4 : envisager l’intégration logicielle

À ce stade, vous êtes plus près de votre liste restreinte d’outils et vous avez une bonne idée des produits qui répondent à vos besoins. Il est temps de réfléchir à votre domaine logiciel existant et à la façon dont votre nouvel outil de collaboration s’adaptera à celui-ci.

Cela pourrait signifier l’intégration à votre système ERP, à un système CRM de gestion client ou à un outil de facturation.

Les intégrations n’ont vraiment d’importance que si elles facilitent des workflows plus efficaces pour le

Andrea Fryrearéquipe

« Les intégrations n’ont vraiment d’importance que si elles facilitent des workflows plus efficaces pour l’équipe », explique Andrea. « Des outils simples qui s’appuient sur des dizaines d’intégrations pour étendre leurs fonctionnalités peuvent être une option rentable, mais les intégrations peuvent se dégrader après les mises à jour ou être complètement abandonnées. »

« Pensez à l’endroit où des entrées doubles seront requises », explique Maxime. « Vous pouvez accélérer les workflows si vous évitez de copier et de coller manuellement les données. »

Andrea conseille de rester à l’écart de la dépendance à l’égard d’intégrations assez obscures pour maintenir vos projets en cours d’exécution. « Il peut être utile de payer davantage pour les logiciels qui incluent davantage les fonctionnalités que vous cherchez », dit-elle. « Bien que le coût initial soit plus élevé, il n’y a aucun risque que votre intégration vitale soit dépréciée de façon inattendue. »

Étape 5 : Mesurer l’impact du changement

Enfin, pensez à l’impact du changement que votre nouvel outil aura sur leéquipe et planifiez pour cela.

« Il est important de mesurer l’impact de la gestion du changement lors de la définition des premiers objectifs de déploiement », explique Maxime. « Ne traitez que les priorités, afin que les utilisateurs sentent que la solution leur facilite la vie, plutôt que de considérer l’outil comme un autre système à utiliser, sans comprendre le résultat. »

Glissez de nouvelles technologies dans l’équipe pour aider à « collaborer » n’est pas une excuse pour ne pas gérer le changement. « Les équipes ne devraient pas confondre la facilité d’envoi de messages avec une véritable collaboration », explique Rick. La nouvelle fonctionnalité est excellente, mais elle doit toujours être prise en charge par des messages clairs sur la façon dont vous attendez qu’ils l’utilisent et comment ils peuvent en tirer le meilleur parti.

L’ une des meilleures façons de gérer les frais généraux de changement est de trouver un outil qui offre une implémentation prête à l’emploi avec la possibilité de configurer des bits plus tard. « Cela vous donne les avantages des logiciels standard et des options personnalisées, ainsi qu’un système qui fonctionne en quelques jours, »dit Maxime.

Prendre la décision

Ce processus en 5 étapes devrait être tout ce dont vous avez besoin pour prendre la bonne décision quant à l’outil de collaboration qui appuiera le mieux le travail de votre équipe.

La partie difficile — le choix — est faite. Désormais, vous pouvez rassembler tous les documents d’analyse de rentabilisation ou de justification dont vous avez besoin pour les décideurs internes afin de sécuriser l’investissement pour l’outil de votre choix.

C’ est un processus tout à fait différent — un pour un autre jour !

Je tiens à remercier Genius Project d’être une bonne sorte et d’avoir parrainé cet article.

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