Comment écrire une lettre d’explication pour une absence ?

Si vous n’êtes pas disponible dans la tâche pendant un certain temps, vous devez configurer un avis automatique d’absence du bureau dans leur compte de messagerie. Qu’il s’agisse d’un voyage d’affaires, de vacances, de maladie ou de vacances, le texte compact indique à vos contacts combien de temps vous êtes indisponible, ce qui arrive à l’e-mail et qui vous représente. En plus de cela, laissez une bonne impression et prouvez la courtoisie et le professionnalisme. Conseils sur ce qu’il faut écrire dans un message d’absence du bureau, comment le construire et quelles erreurs vous devriez éviter. Vous obtiendrez des exemples pratiques, des phrases et des modèles pour différentes situations…

Écrire un message d’erreur du bureau : Contenu

L’ absence du bureau est une réponse courte et automatique aux courriels. Tant que vous avez activé la fonctionnalité, toute personne qui vous écrit un message le recevra. La plupart des programmes de messagerie offrent cette option. Ainsi, vous pouvez informer vos clients, collègues ou autres contacts pendant combien de temps ne sont pas là et ne peuvent répondre à aucune demande ou préoccupation. De nombreux employés sont confrontés à la question : comment rédiger une bonne note d’absence et quelles informations sont fournies ?

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En règle générale , votre avis d’absence doit être factuel, le plus court possible et ne contenir que les informations les plus nécessaires. Le libellé d’un bon message d’absence du bureau comprend toujours : un sujet significatif, la salutation et les remerciements, la période d’absence, ce qui arrive au courrier, qui vous représentera dans les cas urgents, et les salutations. Tout dépend du bon ton. Les messages flapsy et complètement douteux doivent être évités. Une pincée d’humour peut être bien tant que le destinataire du courrier se sent pris au sérieux.

Structure à l’extérieur du bureau : expliquée étape par étape

Lors de la configuration et de la formulation de l’avis d’absence, vous pouvez utiliser cet exemple classique et ce schéma orient :

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Sujet/Titre

Dans le titre, indiquez immédiatement au destinataire de quoi il s’agit : « Message d’Out of Office ». Presque tout le monde connaît de telles notifications d’absence. Les informations les plus importantes sont déjà incluses dans le sujet. Vous pouvez également utiliser des expressions telles que « merci pour votre message ». Cependant, ces renseignements ne vous permettent pas de voir directement l’objet de l’avis d’absence du bureau. Nous vous recommandons donc d’utiliser un titre qui arrive immédiatement au point. Exemples :

  • « Hors bureau »
  • « En vacances — s’il vous plaît soyez patient »
  • « Malheureusement, je suis actuellement indisponible »

Salutation et remerciements

Dans le première phrase du message d’absence du bureau, vous devriez saluer l’expéditeur brièvement et gentiment. En même temps, vous pouvez vous remercier pour le message. Cela montre votre appréciation. Même si vous n’êtes pas disponible en ce moment. Les bons mots pour la salutation sont :

  • « Chers Mesdames et Messieurs, merci pour votre message.
  •  » « Bonjour et merci pour votre email.
  •  » « Bonne journée. Merci d’avoir essayé de me joindre de cette façon.

 » Période d’absence

L’ une des informations les plus importantes dans l’avis d’absence est la période et la durée de votre absence de travail. Soyez précis et précisez-le : de quand jusqu’à quand ne serez-vous pas disponible ? Cela est important pour le destinataire de l’avis d’invocation de décider de la marche à suivre. La question peut-elle attendre ou devoir parler d’urgence à un autre collègue ? Une raison pour laquelle vous pouvez utiliser ne sont pas accessibles, vous n’avez pas besoin de spécifier dans l’avis de vacances. Mais tu peux le faire. Exemples et phrases :

  • « Je ne suis pas disponible du 1er juillet au 15 juillet.
  •  » « Je suis actuellement en vacances et donc pas disponible entre le 10 et le 25 septembre.
  •  » « Pour Noël, nous faisons une pause. Je vous souhaite, à vous et à vos proches, un joyeux Noël.
  •  » « Pendant la période du 5 novembre au 10 novembre, je ne pourrai pas accéder à mes courriels et malheureusement je ne peux pas répondre à votre demande.
  •  » « Je reviens le lundi 22 avril.

 » Manipulation du message

Le destinataire du message d’absence du bureau sait maintenant que vous ne serez pas joignable dans la période spécifiée. Mais qu’arrive-t-il à son message en ton absence ? Les courriels sont-ils transférés automatiquement ? Lisez les mails, mais répondez-y plus tard ? Clarifiez à ce sujet ! Exemples :

  • « Votre email sera automatiquement transmis à mon collègue Max Doemer.
  •  » « Pour garantir la confidentialité et la confidentialité, votre message ne peut pas être transmis.
  •  » « Veuillez comprendre que nous ne sommes pas en mesure de transmettre votre message à un autre employé.
  •  » « Durant mon absence, tous les courriels sont automatiquement transmis à ma collègue Susanne Schmidt.

 » représentation

Si vous êtes représenté en votre absence et qu’un collègue prendra en charge vos fonctions pendant cette période, il est impératif d’inclure le nom et les coordonnées de la personne-ressource dans l’avis d’absence. Les questions les plus importantes à répondre dans l’avis de vacances sont : qui vous représentera pendant la période de vacances ? Comment pouvez-vous joindre votre représentant ? Ces exemples montrent des formulations possibles :

  • « Dans mon L’absence sera représentée par ma collègue Tanja Weber, qui peut être jointe en appelant le 01234/56789 et par courriel à tanja.weber@mail.com.
  •  » « Pour toute question urgente qui ne peut attendre mon retour, veuillez contacter mon collègue Matthias Fischer. Son numéro de téléphone est 0678/123456, et peut être contacté par courriel à m.fischer@online.de.
  •  » « Ma représentation sera prise en charge par M. Schuster, qui peut être contacté le 09876/54321 en semaine par téléphone entre 21h et 17h.

 » retour

Il est également utile d’apprendre ce qu’il faut faire lorsque vous retournez au travail et que vous êtes à nouveau disponible. Cela permet au destinataire de votre message d’absence de bureau de s’y adapter et de décider s’il doit l’attendre ou contacter un collègue à l’avance. Le libellé suivant est approprié dans le message d’inversion du bureau :

  • « Dès que je rentre au bureau, je vais tous et revenez à vous dès que possible.
  •  » « Vous pouvez vous attendre à ma réponse à partir du moment où je reviendrai le 21 octobre.
  •  » « Si vous n’avez pas encore contacté mon représentant, je serai heureux de vous contacter à mon retour.

 » Internationalité

Dans de nombreuses entreprises, il est quotidien de coopérer avec des clients internationaux, des partenaires commerciaux ou des collègues étrangers. Dans ce cas, nous vous recommandons de créer également le message d’arrêt du bureau dans la langue appropriée. Avec l’anglais, vous êtes généralement bien conseillé. Si un grand nombre de clients sont situés en Espagne ou en France, par exemple, il peut être utile de créer un avis d’absence en espagnol ou en français.

Remise des diplômes et salutation

La salutation et votre nom se termineront. Comme vous ne pouvez pas personnaliser le message d’accueil final au destinataire, ils sont formulés de façon neutre. « Salutations » peut sembler trop lâche et personnel. Mieux sont les exemples suivants :

  • « Vôtre sincèrement »
  • « Meilleures salutations »
  • « Salutations »

Conseil de lecture : Souvenez-vous également de votre signature e-mail dans le message d’inversion du bureau.

Notes sur l’extérieur du bureau : modèles, exemples phrases

Si vous avez du mal à rédiger un avis d’absence du bureau, vous pouvez utiliser les exemples et modèles suivants. Veuillez toujours les ajuster individuellement. Une variante simple d’une note de vacances factuelle et significative pourrait être la suivante :

HORS BUREAU

Merci de m’avoir écrit. Malheureusement, je n’ai pas accès à mes e-mails pour le moment — jusqu’au jj/mm/aaaa.

En cas d’urgence, veuillez contacter mon collègue Susann Mustermann, qui peut être contacté par e-mail à s.mustermann@firma.de. Elle est heureuse de vous aider et continuer avec compétence.

Sinon, je serai en mesure de répondre à votre e-mail au plus tôt à partir de dd.mm.aaaa, il ne sera pas transmis automatiquement. Merci de votre compréhension.

Meilleurs salutations NOM SIGNATURE

Bien sûr, il y a plus d’exemples de formulation. Ceux-ci peuvent être trouvés ci-dessous…

Hors du bureau formel

HORS BUREAU

Chers Mesdames et Messieurs,

Merci pour votre message. Il s’agit d’un e-mail automatique. Mon bureau est à nouveau doté le 1er avril. En attendant, je ne peux pas lire et répondre à votre message.

Dans les cas urgents, vous êtes invités à contacter mon collègue Andreas Müller. Il peut être contacté par téléphone au 0 12 34/56 78 90 ou par e-mail : andreas.mueller@firma.de. Merci de votre compréhension.

Sincèrement NOM SIGNATURE

PS : Puisque vous ne savez pas qui obtient cette réponse automatique d’absence du bureau, vous devriez utiliser si possible taille le destinataire. Un son de duz flapsy peut sembler plutôt douteux pour les partenaires commerciaux potentiels.

Avis d’absence du bureau non contraignant

HORS BUREAU

Chers Mesdames et Messieurs,

Merci pour votre message. Nous ferons une courte pause pendant les vacances et nous serons de retour pour vous le jj/mm/aaaa. Ensuite, bien sûr, nous répondrons immédiatement à votre email.

Jusque-là, cependant, nous n’avons pas accès à notre boîte aux lettres, de sorte que vous pouvez vous attendre à une réponse personnelle au plus tôt jj/mm.aaaa. Ce courrier n’est pas non plus transféré automatiquement.

Nous vous demandons et vous remercions de votre compréhension.

Cordialement NOM SIGNATURE

Hors bureau avec des mots personnels

Merci pour votre message !

Chers Mesdames et Messieurs,

Merci pour votre message. Nous faisons une pause à la fin de l’année et au cours de Noël. Nous sommes de retour le jj/mm/aaaa plein d’énergie pour vous. Ensuite, bien sûr, nous répondrons immédiatement à votre email.

Jusque-là, nous demandons de la patience, le courrier ne sera pas transmis.

Nous vous souhaitons, à vous et à vos proches, des vacances relaxantes et rejoignez la nouvelle année !

Sincèrement NOM SIGNATURE

Client en dehors du bureau

HORS BUREAU

Bonjour et merci pour votre email !

Malheureusement, je ne serai pas en mesure de vous contacter personnellement à nouveau sur jj/mm.aaaa.

Tu ne veux pas attendre si longtemps ? Ma collègue Susanne Mustermann se fera un plaisir de vous aider. Vous pouvez nous joindre par courriel à s.mustermann@firma.de ou en appelant le 0 12 34/56 78 90.

Je m’excuse pour la gêne occasionnée et reste

Sincèrement NOM SIGNATURE

note de vacances pour les vacances

Chers Mesdames et Messieurs,

Merci pour votre message. En raison des vacances, le bureau est actuellement inoccupés. A partir du 27 décembre, je serai à nouveau disponible pour vous. En attendant, les courriels ne sont ni lus ni transférés. Je vous demande votre compréhension.

Nous vous souhaitons de bonnes vacances ! Nom Signature

En cas d’absence en congé parental ou d’une maladie prolongée

Chers Mesdames et Messieurs,

merci pour votre message. Malheureusement, je ne suis pas disponible depuis longtemps pour des raisons personnelles. Désolé, mes e-mails ne seront pas transférés. En attendant, veuillez contacter mon représentant pour votre demande : Monika Muster (m.muster@firma.de, tél. 0123/456 78 90). Merci de votre compréhension.

Sincèrement Nom Signature

Notification d’interruption du bureau en cas de résiliation

Chers Mesdames et Messieurs,

merci pour votre courrier. J’ai quitté l’entreprise le jj/mm/aaaa et je ne peux donc plus répondre à votre message. S’il vous plaît contacter mon Succès : Max Muster (m.muster@firma.de, tél. 0123/456 78 90) ou envoyez votre courriel à info@firma.de car cet e-mail ne sera pas transmis automatiquement.

Sincèrement Nom Signature

Out of Office in English

Si vous travaillez dans une entreprise internationale ou que vous correspondez avec des clients et partenaires dans le monde entier, vous devez également compléter votre avis d’absence par une variante en anglais. Cela souligne une fois de plus la mentalité du service et est tout simplement plus poli. Voici un exemple possible de message d’Out of Office en anglais :

MESSAGE D’INJEXATION DU BUREAU

Merci pour votre message.

Veuillez noter que je suis actuellement hors bureau et que je n’ai pas accès à mes e-mails. Je suis de retour sur dd.mm.aaaa et je veux répondre à votre courrier le plus rapidement possible.

En cas d’urgence ou si vous avez besoin d’une aide immédiate, veuillez contacter ma collègue Susann Mustermann (téléphone : 0123-4566789 ; e-mail : s.mustermann@firma.de). Veuillez notez que votre message ne sera pas transmis automatiquement.

Merci beaucoup.

Cordialement NOM SIGNATURE

Notes drôles d’extérieur du bureau

Les exemples de formulation suivants pour les notes d’absence du bureau drôles doivent être utilisés avec prudence. De tels modèles et modèles devraient s’adapter à l’entreprise et à sa culture, sinon il peut rapidement se rétracter et devenir embarrassant. Mais si ça convient, l’humour peut être un bon changement :

Pour les amoureux du détail

Bonjour,

Je ne suis pas au bureau pour le moment et je ne serai pas disponible avant jj/mm.aaaa. Jusque-là :

– Si vous avez des questions sur la vie ou une crise de sens, veuillez contacter Alexa, Siri, Cortana. – Si c’est une urgence, composez le 112 au téléphone. – Si vous savez qui a tiré sur JFK, contactez le FBI. – Si aucun FBI, Alexa, Siri ou les pompiers ne peuvent vous aider, inscrivez-vous sur l’A-Team ou MacGyver. — Dans tous les autres cas, veuillez utiliser cette adresse : VERTRETUNG@firma.de.

Meilleurs remerciements et salutations PRÉNOM

Pour les minimalistes

Pas là. De dd à dd.mm. Plus après ça. Le vôtre

Pour les courts séjours

Costume et cravate échangés pour maillot de bain et chemise de plage. Je serai parti pour une semaine et lundi de retour. Salutations.

Sincèrement PRÉNOM NOM

Pour l’auto-ironique

Je ne suis pas dans le bureau en ce moment. Je suis en interview. Je te reprendrai si je n’obtiens pas le boulot. Dans ce cas, s’il vous plaît comprendre ma mauvaise humeur.

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Si vous cherchez d’autres exemples et modèles pour l’avis d’absence du bureau : ici vous pouvez télécharger gratuitement un eBook (PDF) avec des exemples et des phrases supplémentaires :

Télécharger Notes relatives à l’extérieur du bureau

Erreur d’inexécution

Presque tous les programmes de messagerie offrent aujourd’hui la fonction d’un assistant d’absence du bureau (ou « fonction de réponse automatique »). Cela signifie que chaque courrier entrant est automatiquement répondu par un message préécrit. Cependant, surtout pendant la période des fêtes, vous rencontrez toujours des variations qui sont tout sauf polies et ne laissent pas la meilleure impression sur le patron, les collègues ou les clients. Voici quelques exemples :

  • « A partir de maintenant, je suis en vacances et je ne lis plus les e-mails.
  •  » « Je suis en vacances jusqu’au jj/mm/aaaa. Tous les mails qui apparaissent jusque-là seront supprimés.
  •  » « Désolé, soyez à la piscine pour les deux prochaines semaines à boire des cocktails. Tu ne me rejoindras pas avant jj/mm.aaaa !
  •  » « Je serai parti.

 » Vous allez sûrement trouver immédiatement d’autres formulations provocatrices. Ce qui est méchant pour tout le monde, c’est qu’ils n’ont même pas sont drôles, mais plutôt méchants et contiennent également des informations à peine utiles. Donc tu ne peux pas faire ça avec l’avis d’absence. Incidemment, cela s’applique également aux dictons pseudo-drôles du type :

Merci pour votre email. Votre carte de débit a été facturée 5,99€ pour les dix premiers mots et 1,99€ pour chaque mot.

Il n’est pas recommandé d’entrer votre propre numéro de téléphone mobile, qui ne doit être utilisé que dans les « cas urgents », devise :

Je suis en voyage d’affaires de dd à dd, donc je n’ai lu mes e-mails que sporadiquement. En cas d’urgence, vous pouvez me contacter au numéro de téléphone…

Un objectif classique. Bien sûr, tout le monde ressent leur préoccupation comme « urgente ». Astuce : Il est donc préférable de supprimer le numéro de téléphone portable de la signature si vous voulez emporter ce smartphone avec vous et rester accessible uniquement au patron ou aux collègues.

5 conseils pour la notification d’invocation

Ces Malheureusement, les exemples sont encore courants. Pour éviter un faux pas embarrassant et ennuyeux, vous pouvez suivre quelques conseils sur l’avis d’absence :

  1. Tester la fonctionnalité d’Out of Office Si vous définissez un message d’absence du bureau, assurez-vous de vérifier si cela fonctionne vraiment. Envoyez-vous par e-mail à partir d’une autre boîte aux lettres ou demandez à un collègue d’envoyer brièvement un message de test. Cela vous indiquera si le message d’absence du bureau est vraiment activé et remis à l’expéditeur.
  2. S’ abstenir de détails de vacances Là où vous voyagez et ce que vous faites, il y a de belles anecdotes pour le prochain café discuter ensemble — mais elles n’appartiennent pas dans une note d’absence. Il s’agit des messages clés « Malheureusement, je ne suis pas ici » et des informations les plus importantes qui l’entourent.
  3. N’ oubliez pas la signature Non seulement dans courrier normal, mais aussi pour les notes d’absence du bureau, vous devez utiliser une signature. Cela fonctionne professionnellement et résume une fois de plus les informations de contact les plus importantes.
  4. Faites attention aux erreurs d’orthographe Des erreurs se produisent, mais vous devriez vous assurer qu’aucune erreur d’orthographe ne s’infiltre dans votre avis de vacances. Les soins sont primordiaux. Les fautes de frappe inutiles sont plus susceptibles de donner l’impression : ici quelque chose que quelqu’un a été dans l’humeur des vacances avant.
  5. Pensez au lecteur Lors de la création du message d’Out of Office, vous devez toujours avoir une question à l’esprit : qui lit le message ? Quand il s’agit uniquement de collègues, il doit être moins formel. S’il s’agit de clients ou de partenaires commerciaux potentiels, cela doit également refléter l’avis d’absence. Plus les destinataires possibles du message sont différents, plus vous devriez les formuler de manière formelle et générale. Ensuite, vous êtes toujours sur le côté sûr.

Conseils pour retourner

Si vous êtes déjà en train d’indiquer une date de retour dans la note de vacances, prolonger officiellement vos vacances un peu : informez les bénéficiaires par l’intermédiaire de l’assistant aux absences que vous ne revenez pas avant un à deux jours plus tard que vous ne le faites réellement. Effet : Vous avez plus de temps pour revenir lentement au travail, et le téléphone et la boîte de réception ne sont pas immédiatement décalés après le retour.

Certes, il y a des entraîneurs de communication qui déconseillent contre cela. Supposément parce qu’il fait douter de votre sérieux et de votre fiabilité si vous répondez au téléphone avant… non-sens ! Et de l’effarouchement. Quel client ou partenaire commercial n’est pas content que vous ayez abordé leur préoccupation ou problème plus tôt que vous ne le pensiez – et sont déjà disponibles ? Juste. Et même les patrons et collègues peuvent vous dire quand vous serez réellement de retour sont là. Après tout, l’astuce est seulement de mieux retourner au travail. Ça ne veut pas dire que tu es en fait deux jours de vacances supplémentaires secrètes.

Plus important encore , vous désactivez l’avis de vacances automatique lorsque vous retournez au bureau et sont officiellement disponibles à nouveau.

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