Comment puis-je suivre les absences ?

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Comment garder une trace de vos projets et mener vos projets à l’objectif Checklist avec les 7 critères les plus importants

de Johann Strasser

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Tu le sais aussi ? Dans l’entreprise, vous gérez de nombreux projets en parallèle et cela conduit souvent à

  • planification inefficace
  • Surcharge d’employés
  • augmentations de coûts inutiles
  • Problèmes de qualité

Avec le bon environnement de gestion multi-projets, vous pouvez aider et avoir plus de succès. Ce qui va avec, vous apprendrez de cet article.

Définition de la gestion multiprojets et de la gestion des programmes

Nous définissons la différence entre gestion de projets multiples et de programmes comme suit :

  • Les projets dans le cadre d’un programme servent un objectif commun et global avec des objectifs clairs de haut en bas.
  • La gestion multi-projets comprend tous les projets d’une Unité organisationnelle — c’est-à-dire de nombreux projets s’exécutent en parallèle avec le même pool de ressources.

Défis de la gestion multi-projets

Si vous travaillez dans un environnement multi-projet, vous êtes familier avec le défi : c’est que vous devez exécuter de nombreux projets en parallèle et avec le même pool de ressources .

En outre, les conditions suivantes dans l’environnement multi-projets rendent difficile le bon fonctionnement :

  • Projets exécutés dans différentes divisions
  • Coordonner les ressources provenant de différents domaines
  • Changement des priorités et de la stratégie de contribution des projets
  • Les coûts du projet doivent correspondre au budget
  • Les projets sont en partie dépendants les uns des autres
  • L’ environnement du projet devient de plus en plus international
  • Les exigences en matière de rapports s’élargissent
  • les décisions doivent être prises dans un court laps de temps
  • sera Informations précises sur le projet requises

Problèmes dans la gestion multi-projets et leurs raisons

fait est que Le la multitude de projets parallèles provoque toujours des surprises. Il en résulte les problèmes énumérés au début : report, conflits de ressources, augmentation des coûts et écarts de qualité.

Il y a plusieurs raisons à ces problèmes :

  • aperçu manquant de tous les projets et ressources
  • mauvaises priorités pour les initiatives et les projets
  • calendrier irréaliste des échéances et des dépenses
  • gestion non professionnelle des projets
  • mauvaises décisions de contention de ressources
  • états financiers impurs et documentation des projets

Si vous parvenez à réduire ou même à éliminer ces problèmes autant que possible, vos projets seront plus fructueux.

Les 7 facteurs de réussite suivants vous aideront soutien dans ce domaine.

Astuce : Planification des ressources de gestion de projet — Avantages, défis et secret pour un lancement rapide

1. Gardez une trace de tous les projets et ressources

Gardez une trace de nombreux projets parallèles. À partir d’un certain nombre de fois, vous ne réussirez que si vous utilisez une base de données centrale. Vous pouvez ensuite tirer n’importe quel rapport de la base de données centrale pour obtenir des informations et prendre des décisions éclairées.

Le graphique suivant montre les différentes perspectives du portefeuille de projets. En plus d’une liste centrale de projets et d’un aperçu des ressources, des rapports d’étape, des aperçus du portefeuille et du pipeline, une matrice des risques ainsi que des graphiques des ressources et des coûts sont disponibles pour le portefeuille.

Il s’agit notamment des outils de contrôle des projets individuels : pour le rapprochement des ressources, Suivi de projet et échange de données avec Controlling.

Photo : Le Paradis PPM — la base de décisions éclairées dans tous les domaines

Si vous implémentez une telle solution centralisée, assurez-vous de pouvoir suivre les informations de la vue d’ensemble agrégée jusqu’aux détails. Et rappelez-vous : il est préférable de démarrer et de configurer avec peu de fonctionnalités que d’échouer avec une fonctionnalité maximale dès le début.

Notre conseil : les sessions Portfolio sont toujours limitées dans le temps. Tous les projets et ressources ne peuvent pas toujours être pris en compte. Par conséquent, assurez-vous que les feux de signalisation et d’autres critères sont définis pour filtrer avec précision les projets et les ressources appropriés.

Voici 5 rapports clés pour la gestion de projet, les ressources et le portefeuille.

2. Tirer parti d’un PMO pour les normes, les processus et les méthodologies

Pour obtenir le Pour gérer efficacement les environnements multi-projets, vos projets doivent répondre à certaines normes en termes de structure et de structure. Vous devez également définir les processus par lesquels les projets doivent être planifiés et mis à jour.

Étant donné que les décisions ont un impact interprojet, tous les projets doivent être contrôlés en même temps et avec les données les plus récentes possibles. Les gestionnaires de projet doivent savoir ce qu’ils doivent faire quand et comment. Par conséquent, ils ont besoin d’une formation et d’un soutien appropriés.

Image : Un PMO assure un contrôle professionnel multi-projets avec des processus appropriés et une qualité de données élevée.

Il peut s’agir de tâches d’un PMOS, qui sert également de centre de communication entre les chefs de projet, les chefs d’équipe, les décideurs et les contrôleurs.

Votre BP doit être responsable de la circulation efficace de l’information et de l’amélioration continue du niveau de maturité dans la gestion de projet. Les améliorations pourraient être p. ex. inclure :

  • Soutenir les rôles impliqués
  • Règles de lancement du projet
  • Coordonner les besoins en ressources
  • Veiller à la rapidité, à l’exhaustivité et à la plausibilité des rapports
  • Établir des processus et des méthodes
  • Former les chefs de projet
  • Introduire un outil approprié de planification des projets, des portefeuilles et des ressources

Les avantages d’un OGP bien établis et acceptés devraient être les suivants :

  • Gagnez du temps grâce à la routine et à
  • Réduire les retards de projet, les dépassements de coûts et de dépenses
  • Améliorer la rentabilité des projets clients
  • Réduire les conflits de ressources
  • Améliorer l’orientation stratégique des projets

Notre conseil : Votre BP a besoin du soutien de votre direction. Toutefois, elle ne doit pas être perçue comme une autorité de contrôle, mais doit être la Les équipes de projet démontrent clairement son utilité. Ensuite, l’acceptation est assurée.

Découvrez comment introduire avec succès un BP. Ou regardez le webinaire TPG :

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. Ensuite, la vidéo apparaîtra immédiatement. Merci. 3. Hiérarchiser correctement les initiatives et les projets

Afin que vous n’ayez pas à faire face à trop de projets à la fois, vous devriez vous limiter aux importants et urgents. Par conséquent, définissez des priorités qui sont conformes à la stratégie de l’entreprise. Après ces priorités, vous commencez les projets.

Pour faciliter l’établissement des priorités, il est fortement recommandé d’utiliser une matrice de décision pour différencier les activités hiérarchique et mettre en place différents types de projets. Cette analyse d’évaluation du projet doit être conçue individuellement pour chaque entreprise.

Image : Analyse des capacités pour distinguer les activités linéaires et les types de projet

Selon la classification, différentes méthodes de contrôle doivent être utilisées. L’objectif est de gérer les charges administratives et de gestion appropriées en fonction de l’ampleur du projet.

Téléchargement gratuit : Modèle d’analyse d’évaluation de projet (pour Excel). Personnalisez facilement le modèle en fonction de vos besoins uniques.

Prioriser quel que soit le type de projet. Vous pouvez déterminer l’importance à l’aide de pilotes prédéfinis.

Notre conseil : Assurez-vous que le plus de ressources sont utilisées pour les projets les plus importants.

Ici vous pouvez lire les 7 étapes pour gestion optimale du portefeuille de projets ou visionnez un webinaire TPG sur le sujet :

— Oups, il manque une vidéo ici — ⇒ cliquer ici et la sélection des cookies apparaîtra. Sélectionnez au moins les cookies Vos paramètres de cookies bloquent l’affichage des vidéos de ce site Web. Veuillez marketing

. Ensuite, la vidéo apparaîtra immédiatement. Merci. 4. Planifiez votre capacité de façon stratégique

La planification stratégique des ressources, également appelée planification des capacités, vise à fournir au personnel proactif les compétences dont vous avez besoin.

Vous devez également vous assurer que des projets stratégiques pertinents peuvent être mis en œuvre avec des employés appropriés au bon moment.

Par exemple, si la planification des capacités est insuffisante, prenez les risques suivants :

  • Les projets ne sont pas à temps en raison de ressources insuffisantes
  • terminé Les coûts des projets augmentent parce qu’il y a trop peu de ressources appropriées utilisées
  • Les occasions d’affaires ne peuvent pas être saisies parce que les compétences nécessaires n’ont pas été acquises à temps
  • Vous avez considérablement intensifié les efforts de coordination pour résoudre les conflits de ressources
  • Tout cela peut conduire à des clients insatisfaits

Image : Vue d’ensemble de l’avancement du projet avec le portfolioManager de TPG

Vous pouvez profiter d’un large éventail d’avantages grâce à la bonne planification stratégique des ressources.

Cela inclut, par exemple :

  • Vous vous assurez de réserver le plus de ressources pour les projets les plus importants, plutôt que de servir des projets non essentiels.
  • Avec une vue d’ensemble complète de toutes les ressources et de leur utilisation dans les projets et les utilisations de base, vous êtes toujours informé de l’utilisation globale
  • Vous savez ce qu’il en est des nouveaux projets peut également être démarré et peut également être fourni
  • Identifiez les goulots d’étranglement des ressources à temps et pouvez y répondre en fonction de votre stratégie d’entreprise.
  • Vous évitez beaucoup de conflits de ressources car ils ne surviennent même pas

Notre conseil : Pour réussir la planification stratégique des capacités, vous avez besoin d’un BP solide soutenu par la haute direction. Un environnement d’outils approprié est également nécessaire, en fonction du nombre de projets et de ressources.

En savoir plus sur les facteurs de réussite de la planification des capacités.

5. Appuyer de manière optimale la planification tactique des ressources

La planification tactique des ressources est le processus de coordination entre le chef de projet et le chef d’équipe. Les chefs de projet planifient les ressources sur les tâches de leurs projets. Ce faisant, ils ont l’espoir d’obtenir ces personnes planifiées. Mais quelles sont les ressources prévues pour , leurs chefs d’équipe décident.

Pour les chefs de projet et d’équipe, la planification des ressources est loin d’être facile parce que :

  • les dépenses n’ont pas été estimées au besoin
  • les employés ne sont pas aussi interchangeables qu’ils le pensaient
  • Modification du contenu du projet et des délais
  • Les échecs liés à la maladie sont généralement surprenants

Image : La disponibilité réelle du projet est basée sur les absences et les activités de ligne

Dans la planification des ressources, seule une planification complète est une bonne planification. Pour ce faire, vous devez tenir compte des points suivants :

  • Planification terminée lorsque les absences, les lignes et les affectations de projet sont enregistrées pour chaque membre de l’équipe
  • Seuls les chefs d’équipe sont en mesure de créer une planification complète des membres de leur équipe, les chefs de projet ont cette vision
  • pas La disponibilité du projet est basée sur la capacité, réduite par les absences et les activités de ligne
  • La planification des affectations de projets varie selon les organisations répétitives et les organisations matricielles

Notre conseil : Dans tous les cas, planifier les ressources complètement et quelque peu incorrectement, plutôt que trop précises et incomplètes. Seule une planification complète est une bonne planification. Et faites-vous des amis avec le fait que la planification des ressources ne peut pas toujours être exacte à cent pour cent. Les défauts externes viennent souvent plus vite que vous ne pouvez le prévoir.

Découvrez comment mettre en œuvre rapidement la planification tactique des ressources ou obtenir notre livre électronique gratuit sur la planification des ressources tactiques ici :

6. Fournir une visibilité pour les dépendances entre projets

Le comité directeur de la gestion ou des programmes de plusieurs projets adopte régulièrement ses exigences. Cela inclut, par exemple, des directives sur les jalons clés au niveau des interfaces.

Celles-ci sont réparties dans les projets respectifs (« top-down ») et les chefs de projet doivent ensuite mettre en œuvre le cahier des charges.

Image : Les dépendances inter-projets doivent être visibles automatiquement sans anticiper les décisions

Notre conseil : Utilisez des liens « soft » entre les tâches dans différents projets. Leur avantage est que lorsque des changements sont apportés, les gestionnaires de projet voient immédiatement les conflits d’échéances qui se produisent. Cependant, cela ne change pas directement leur plan. Cela est important parce que les chefs de projet ont toujours la souveraineté sur leur planification.

En savoir plus sur les cas d’utilisation des raccourcis de projet « soft » ici.

7. Simplifier la budgétisation interprojet et le suivi des coûts

Les gestionnaires de projet et les contrôleurs sont tenus d’effectuer leur travail sur instruire les données de l’autre.

Par conséquent, il est nécessaire d’assurer l’intégration de leurs systèmes. Sans transfert automatique des données dans les deux sens, il ne serait pas possible de facturer mensuellement en temps opportun ni de répartir en temps opportun les budgets restants entre les projets.

Les principaux scénarios d’intégration sont les suivants :

  • Correspondance de la structure du projet entre le système PPM et le système ERP
  • Transfert des prévisions du système PPM pour la budgétisation dans le système ERP
  • Transfert des heures réelles du système PPM pour la facturation dans le système ERP
  • Transfert des coûts réels du système ERP pour le contrôle dans le système PPM

Image : Exemple de synchronisation des données entre la gestion de projet et le contrôle

Les avantages d’une telle intégration sont :

  • Aucune saisie de données en double
  • Fournir des données en temps opportun
  • Hohe Qualité des données

Notre conseil : à mesure que le nombre de projets augmente et la fréquence des mises à jour, les avantages d’une telle intégration augmentent. L’intégration des systèmes PPM, ERP et d’autres systèmes peut être facilement démarrée puis progressivement élargie au besoin.

En savoir plus sur les bases de l’intégration des systèmes de gestion de projet et ERP.

Les règles les plus importantes à la fin

  • Planifiez mieux complet et grossier que incomplet et trop détaillé.
  • Les plus grandes erreurs se produisent si vous ne planifiez pas tous les projets et ressources.
  • Il est préférable de commencer avec de faibles fonctionnalités, puis de le définir pour échouer avec une fonctionnalité maximale dès le début.

Plus d’informations sur ce sujet peuvent être trouvées ici : L’environnement de gestion multi-projet optimal — le PPM-Paradise (article de blog)

Facteurs de succès Gestion multi-projets : liste de contrôle

Dans cet article, vous avez appris pourquoi la gestion multi-projet est l’une des disciplines les plus difficiles et quelles conséquences cela peut avoir dans la vie quotidienne du projet. De plus, vous avez identifié 7 critères clés de réussite pour vous aider à surmonter les défis des environnements multi-projets :

  • Indicateur clé 1 : Gardez le suivi de nombreux projets parallèles avec deslistes de projets centralisées, des rapports et des aperçus .

  • KPI 2 : Utiliser unPMO pour les normes, les processus et les méthodologies afin d’accroître la réussite du projet.

  • Facteur 3 : Prioriser les initiatives et les projets en fonction de l’importance et de l’urgence et en fonction de votre stratégie d’entreprise.

  • KPI 4 : Planifiez votrecapacité stratégiques et veiller à ce que les projets stratégiques pertinents puissent être mis en œuvre avec le personnel approprié.

  • KPI 5 : Appuyer la planificationtactique des ressources avec une planification complète par les chefs d’équipe.

  • performance clé 6 : Assurerla transparence (descendante et ascendante) pour les dépendances inter-projets grâce à desliens « souples » Indicateur de entre les tâches de différents projets.

  • KPI 7 : Simplifiez la planification budgétaire interprojet et le suivi des coûts grâce àl’intégration des systèmes de contrôle et de PPM .

Comment maîtriser vos défis ? À votre avis, il manque un point essentiel ? Nous sommes impatients de recevoir vos commentaires ci-dessous !

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